Hubo una época en la que montar un negocio era: abrir la persiana, currar como un animal, cobrar (si podías) y cerrar. Ahora, además, tienes que demostrarlo todo: horas trabajadas, facturas, pagos, trazabilidad, registros… y si no lo haces bien, te cae el típico “esto es una infracción” que suena a burocracia pero se traduce en multas, inspecciones y dolores de cabeza.
Para no convertir tu empresa en un parque temático del papelito y el Excel infinito, hay dos frentes que ya no puedes ignorar:
- El control horario (registro de jornada y evolución hacia sistemas más digitales y auditables).
- La facturación digital (y todo lo que se está cocinando alrededor: factura electrónica B2B, sistemas de facturación más controlados, etc.).
Si quieres ponerte al día desde el minuto uno, aquí tienes el punto de partida con contexto y detalle: sistema de fichaje obligatorio.
Y ahora sí, vamos a lo bueno: qué implica, cómo te afecta, y por qué un ERP puede ser el “cerebro central” que evita que tu negocio funcione como un grupo de WhatsApp con facturas perdidas.
Qué es el sistema de fichaje obligatorio y por qué te afecta aunque seas pequeño
Primero: el registro horario ya es obligatorio desde hace años (aunque mucha gente viva en negación)
En España, el registro diario de jornada existe como obligación desde 2019. Es decir: no es “una moda nueva”, ni algo solo para empresas grandes, ni “un capricho del departamento de RRHH”. Es una obligación laboral que busca algo muy básico:
- Saber a qué hora entra y sale cada persona.
- Controlar horas extra, descansos y posibles abusos.
- Tener una prueba clara si hay conflicto laboral.
- Evitar que se normalice lo de “te quedas un ratito más” (y ese ratito se convierte en tu nueva vida).
¿A quién le aplica?
A efectos prácticos: a casi todas las empresas con trabajadores, incluyendo pymes pequeñas. Y sí, también afecta a sectores donde antes se hacía “a ojo”:
- Hostelería
- Comercio
- Construcción
- Transporte
- Oficinas
- Clínicas
- Peluquerías (sí, tú también)
¿Qué debe registrar un control horario “de verdad”?
Como mínimo, debe reflejar:
- Hora de inicio y hora de fin de la jornada diaria.
- Si hay flexibilidad horaria, igualmente debe verse el tramo real trabajado.
- Debe poder diferenciarse lo que es jornada ordinaria de lo que son horas extra (y cómo se compensan).
Y además, hay un punto que muchas empresas olvidan hasta que llega el susto:
El registro no es “lo apunto y ya”. Hay que conservarlo y poder enseñarlo
Un sistema serio implica que:
- Guardas los registros durante años.
- Los puedes enseñar a Inspección cuando toca.
- La plantilla puede acceder a sus propios registros (y si no, empiezan los “yo hice más horas” y tú no tienes cómo desmontarlo).
Lo que viene: más digital, más trazable, menos “Excel mágico”
Aquí es donde la cosa se pone interesante (y un poco incómoda). Porque una cosa es tener registro horario y otra es que ese registro sea:
- fiable
- trazable
- difícil de manipular
- accesible rápidamente
- auditable
En los últimos meses se ha hablado bastante de una reforma del registro horario orientada a que el fichaje sea digital y con acceso mucho más directo por parte de la Inspección. Traducción al castellano: menos margen para “arreglarlo después”.
¿Significa que hoy es obligatorio que sea digital sí o sí?
Hoy lo obligatorio es registrar. Lo digital es el camino hacia el que se empuja con fuerza: por control, por trazabilidad y por capacidad de inspección sin teatro.
Y esto tiene sentido por un motivo feo pero real: el fraude en horas extra y el “trabajo fuera de horario” sigue siendo un clásico nacional, como la tortilla con cebolla y discutir por ello.
Multas y problemas reales: el fichaje no es burocracia, es una bomba de relojería si lo haces mal
Aquí va la parte que nadie quiere leer pero todos deberían imprimir y pegar en la nevera.
Cuando no registras bien la jornada, pasan cosas:
Uno: la empresa queda vendida si un trabajador reclama horas
Si alguien reclama horas extra y tú no tienes un registro sólido, te metes en una pelea donde:
- el trabajador tiene su versión,
- tú tienes “yo creo que no”,
- y el juez suele preferir pruebas.
Dos: inspección + falta de control = multa y susto
No hace falta que seas una multinacional. A veces basta con:
- una denuncia,
- una inspección aleatoria,
- o una auditoría interna que destapa que nadie ficha bien.
Y ojo: el problema no es solo “no tengo sistema”. También te cruje si:
- el registro parece manipulado,
- no es consistente,
- no se conserva,
- o directamente es un cachondeo (“apunta lo que quieras”).
Tres: el mal registro se come la motivación del equipo
Porque si el control horario es injusto o chapucero, el mensaje que llega es:
- “Aquí cada uno hace lo que le da la gana”
- o peor: “Aquí se trabaja de más y nadie lo reconoce”
Resultado: rotación, mal ambiente y gente quemada.
La Ley Crea y Crece: por qué está en la misma mesa que el fichaje (y no, no es casualidad)
Si el fichaje obligatorio afecta a tu gestión del tiempo y personal, la Ley Crea y Crece te mete de lleno en la gestión del dinero y la facturación.
Puedes leer el resumen y el enfoque aplicado a empresas aquí: ley crea y crece para empresas españolas.
¿Qué persigue esta ley?
Sin ponernos intensos: mejorar el clima empresarial y reducir trabas. En la práctica incluye medidas para:
- facilitar creación de empresas,
- reducir morosidad,
- impulsar digitalización,
- y empujar la factura electrónica en relaciones entre empresas y autónomos (B2B).
La idea de fondo es simple: si todo queda más digital y trazable, hay menos espacio para:
- facturas perdidas,
- pagos que “ya te haré”,
- y morosidad convertida en costumbre.
¿Y esto qué tiene que ver con un ERP?
Mucho. Porque cuando te piden:
- facturación más ordenada,
- trazabilidad,
- estados de factura,
- emisión/recepción,
- control documental,
…lo que te están pidiendo en realidad es sistema. Y el sistema, si lo haces bien, suele tener nombre: ERP.
ERP: el cerebro que une control horario, nóminas, facturas y contabilidad sin que te explote la cabeza
Un ERP (Enterprise Resource Planning) suena a palabra de traje, pero en la vida real es esto:
Un software donde no trabajas “por partes” (un Excel para horas, otro para nóminas, otro para facturas), sino con un sistema central que conecta todo.
¿Por qué a pymes y autónomos les interesa más de lo que creen?
Porque el mayor enemigo de una pyme no es la competencia. Es:
- el caos,
- el “luego lo hago”,
- la información duplicada,
- los errores tontos,
- y los procesos manuales que se convierten en rutina.
Un ERP bien elegido puede ayudarte con:
- Control horario (registro de jornada, incidencias, ausencias, horas extra).
- Gestión de nóminas (bases, variables, complementos, vacaciones, bajas).
- Facturación (emitir, enviar, registrar cobros, automatizar series, etc.).
- Compras y gastos (proveedores, tickets, órdenes, seguimiento).
- Contabilidad (asientos, conciliación, informes).
- Gestión documental (contratos, justificantes, registros).
Y lo más importante: todo se habla entre sí. No es “una isla” para cada cosa.
La trampa mortal de “lo hago con Excel y listo”
Si estás pensando: “Yo con Excel estoy bien”, te entiendo.
Excel es como una navaja suiza: sirve para todo… hasta que te toca operar a corazón abierto con ella.
Problemas típicos del Excel en control horario y facturación:
- No es trazable: cualquiera puede cambiar celdas.
- No deja un rastro claro de cambios (a menos que lo montes muy pro).
- No está pensado como registro legal robusto.
- No escala: cuando tienes turnos, incidencias, teletrabajo, se convierte en un monstruo.
- Depende del factor humano: y el factor humano se equivoca (o se “equivoca”).
¿Significa que Excel sea ilegal? No necesariamente. Pero significa que es frágil ante inspecciones, conflictos y crecimiento.
Si tu negocio se juega tranquilidad y tiempo, Excel es como hacer malabares con cuchillos: divertido hasta que sangras.
Control horario moderno: qué debería tener un buen sistema (sin volverse Gran Hermano)
Aquí hay un equilibrio fino: cumplir la ley sin convertir la oficina en una cárcel digital.
Un sistema de fichaje actual debería:
Ser fácil de usar
- Móvil, web, tablet, terminal… lo que encaje.
- Fichar en segundos.
- Permitir incidencias (olvido de fichaje, cambios de turno, etc.) con control y validación.
Ser trazable y consistente
- Registros claros.
- Historial de cambios.
- Auditoría: qué se modificó, cuándo y por quién.
Gestionar turnos y descansos si tu actividad lo necesita
Hostelería, comercio, clínicas, servicios… si trabajas con turnos, esto no es opcional.
Tener acceso para el trabajador
Porque si el trabajador puede ver su registro, hay menos conflictos y menos “yo hice de más”.
Respetar privacidad (importantísimo)
Ojo con pasarte de listo con biometría. En España, el uso de huella o reconocimiento facial para control horario se ha metido en un jardín serio por protección de datos. La tendencia es clara: biometría solo si es estrictamente necesaria y proporcional, y en control horario “normal”, muchas veces no lo es.
Traducción práctica: mejor PIN, tarjeta, app, QR o similar, y deja la ciencia ficción para Netflix.
Facturación, Crea y Crece y el “pack completo” de digitalización: por qué te conviene adelantarte
La digitalización fiscal y empresarial no va hacia atrás. Va hacia:
- más control,
- más trazabilidad,
- más estandarización.
Da igual si te gusta o no. La dirección es esa.
Y aquí pasa algo curioso: cuando conectas control horario + facturación + nóminas, descubres que:
- el tiempo es dinero (literal),
- las horas trabajadas impactan costes,
- los proyectos deben cuadrar con facturación,
- y los márgenes se te escapan si no mides.
Un ERP te permite algo que Excel no hace bien: ver el negocio como un sistema, no como cien tareas sueltas.
Caso práctico uno: pyme de doce empleados con turnos (la típica que “va tirando”)
Imagina una pyme de servicios:
- doce empleados
- turnos rotativos
- horas extra ocasionales
- facturación mensual a empresas
- alguna factura suelta a clientes finales
Con método “manual”, suele pasar esto:
- el control horario se hace como se puede,
- los responsables corrigen cosas por WhatsApp,
- las horas extra se negocian “según el mes”,
- las facturas se emiten tarde,
- la contabilidad va con retraso,
- y el gerente vive apagando fuegos.
Con un sistema bien montado:
- el fichaje se registra al momento,
- las incidencias se aprueban con flujo,
- las horas extra se calculan bien,
- los costes de personal por proyecto se ven,
- las facturas salen con orden,
- y el cierre del mes deja de ser una película de terror.
Caso práctico dos: autónomo con dos colaboradores (y la cabeza como un bombo)
El autónomo típico piensa:
“Eso del ERP es para empresas grandes”.
Error. El autónomo es el que más se beneficia, porque tiene:
- menos tiempo,
- menos manos,
- y el mismo nivel de exigencia administrativa.
Con un ERP ligero o modular, puede:
- llevar facturas emitidas y recibidas,
- ver cobros pendientes,
- controlar jornada si tiene colaboradores,
- preparar documentación para gestoría,
- y dejar de vivir en modo “el último día del trimestre me muero”.
Cómo elegir un ERP (sin caer en la trampa del “me vendieron humo”)
Aquí va una checklist directa, sin poesía:
Uno: que encaje con tu tamaño y tu sector
No es lo mismo:
- un restaurante con turnos,
- que una asesoría,
- que un taller,
- que un e-commerce.
Dos: que no dependa de “un crack” interno
Si solo lo entiende una persona, no es sistema: es rehén.
Tres: que tenga módulos o integración para lo que necesitas
Si tu prioridad es:
- fichaje + RRHH,
- nóminas,
- facturación,
- contabilidad,
…no compres algo que solo hace una cosa.
Cuatro: que deje trazabilidad y auditoría
Si hay inspección, necesitas registros sólidos.
Cinco: que te permita crecer
Hoy tienes cinco empleados. Mañana diez. Pasado mañana teletrabajo. Si tu sistema no crece contigo, te tocará migrar y eso da pereza, coste y drama.
Plan de implantación en cuatro semanas (realista, sin venderte unicornios)
Semana uno: diagnóstico y reglas claras
- ¿Qué jornada aplica?
- ¿Hay turnos?
- ¿Hay pausas?
- ¿Cómo se compensa hora extra?
- ¿Quién valida incidencias?
- ¿Qué pasa si alguien olvida fichar?
Semana dos: configuración y pruebas
- Usuarios y roles
- Turnos
- Políticas de fichaje
- Informes mínimos
- Acceso trabajador
Semana tres: formación y puesta en marcha
- Instrucciones simples
- Soporte los primeros días
- Resolver fricciones rápido
Semana cuatro: conexión con administración y facturación
- Flujo documental
- Facturas
- Serie y numeración
- Integración con gestoría
- Panel de control del negocio
Los errores típicos que te hacen perder tiempo y dinero
“Que fiche cuando se acuerde”
No. El sistema debe empujar a la realidad, no adaptarse al olvido.
“Yo luego lo arreglo”
Ese “luego” es el origen del fraude involuntario. Y de discusiones.
“No pasa nada si no guardamos los registros”
Pasa. Y cuando pasa, es tarde.
“Voy a poner huella o reconocimiento facial y ya está”
Cuidado. La privacidad y la proporcionalidad importan. Mejor métodos menos intrusivos si no tienes una razón de peso.
“El ERP es caro”
Caro es:
- pagar multas,
- perder horas en tareas manuales,
- facturar tarde,
- y no ver dónde se te va el margen.
Cómo se llevan de la mano: fichaje obligatorio + facturación + nóminas
Aquí está la clave de este artículo: no son temas separados.
- El fichaje te dice cuánto tiempo real se trabaja.
- Las nóminas convierten ese tiempo en coste.
- La facturación convierte tu actividad en ingresos.
- El ERP une todo para que veas el negocio como lo que es: una máquina que debe cuadrar.
Si no lo unes, vas a ciegas.
Preguntas frecuentes
¿El control horario es obligatorio para todas las empresas?
Para empresas con trabajadores, sí: el registro horario es una obligación general desde hace años. Otra cosa es el formato exacto, que cada vez tiende más a lo digital.
¿Puedo usar papel o Excel?
Puede que algunas empresas lo hagan, pero a nivel práctico es frágil: poca trazabilidad, fácil de manipular y difícil de sostener si hay inspección o conflicto.
¿Qué tiene que aparecer en el registro?
Inicio y fin de jornada, como base. Y si hay pausas u horas extra, conviene que el sistema lo refleje bien.
¿Cuánto tiempo hay que guardar esos registros?
Se deben conservar durante años. Si no puedes sacarlos cuando te los piden, el registro no sirve.
¿Y si tengo teletrabajo?
Más razón para tener un sistema claro: la jornada debe poder registrarse aunque la persona no esté físicamente en el centro.
¿El trabajador debe poder ver su registro?
Es lo recomendable y cada vez más parte del estándar esperado: transparencia y menos conflictos.
¿La Ley Crea y Crece obliga a factura electrónica?
La ley empuja hacia la factura electrónica en relaciones B2B, y el calendario depende de desarrollos y plazos progresivos.
¿Esto afecta a autónomos?
Sí, especialmente en B2B. Y aunque seas pequeño, te conviene tener el circuito preparado.
¿Qué pinta un ERP en todo esto?
Un ERP te evita llevarlo todo por separado: control horario, nóminas y facturación conectados, con datos coherentes.
¿Un ERP sustituye a la gestoría?
No necesariamente. Pero le da a la gestoría la información ordenada, y te evita errores y carreras de última hora.
¿Qué pasa si no cumplo?
Riesgo de sanciones, reclamaciones y conflictos. Y el coste suele ser mayor que el de hacerlo bien desde el principio.
¿Cuál es el primer paso más inteligente?
Dejar de improvisar: definir tus reglas (jornada, turnos, pausas, horas extra) y montar un sistema que las refleje sin trucos.
No es “más burocracia”, es control y supervivencia
El sistema de fichaje obligatorio y todo lo que rodea a la digitalización (control horario más serio, factura electrónica, trazabilidad fiscal) no van a desaparecer por arte de magia. Van a ir a más.
La pregunta real no es “si me toca”, porque te toca.
La pregunta es:
- ¿Quieres gestionarlo con orden y tranquilidad?
- ¿O quieres enterarte cuando te explote en la cara?
Si eliges lo primero, control horario + facturación + nóminas en un ERP es el camino lógico. Menos caos, menos errores, más control. Y sobre todo: menos sustos.