Un software o sistema de gestión de tesorería (TMS, siglas en inglés de Treasury Management System) es una solución de automatización que permite gestionar y supervisar de forma eficiente las operaciones financieras de una empresa. Un TMS centraliza la información y optimiza los procesos relacionados con la administración de fondos, liquidez y la gestión de riesgos.
Para las empresas que necesitan optimizar la toma de decisiones, un software de gestión de tesorería es un activo muy valioso, ya que les permite automatizar procesos complejos como la recopilación de datos, la previsión de fondos y la elaboración de informes financieros. Además, brinda una amplia variedad de beneficios, siendo los más importantes:
1.- Incremento de la productividad
Al implementar un software de gestión de tesorería, las empresas pueden automatizar procesos y tareas que se venían desarrollando de forma manual, como:
- Procesar transacciones financieras.
- Conciliar los extractos bancarios con los asientos del libro mayor.
- Hacer seguimiento continuo a tipos de interés, pagos relacionados con inversiones y préstamos, fechas de vencimiento de facturas y documentos de crédito, entre otros.
Esto permite agilizar las tareas asociadas a la gestión de datos y otros procesos complejos, lo que facilita las labores e impulsa el nivel de productividad. Lo que le brinda la posibilidad al talento humano de centrarse en actividades más estratégicas.
2.- Acceso a datos financieros precisos en tiempo real
Contar con un software de gestión de tesorería permite al área financiera, la gerencia y otras áreas funcionales de la empresa contar con datos financieros precios en tiempo real, lo que permite tomar decisiones informadas en los diferentes niveles de la estructura organizacional.
El beneficio de disponer de datos precisos e información financiera en tiempo real es que se puede optimizar la gestión de efectivo a corto plazo, teniendo acceso a los flujos de efectivo históricos.
3.- Minimización de errores de cálculo y de transcripción
Al implementar un TMS, la empresa puede establecer flujos de trabajo automatizados para la captura y verificación de datos, lo que no solo ahorra tiempo, sino que además minimiza las posibilidades de cometer errores y en caso de que se cometan se pueden detectar de forma muy rápida.
4.- Reducir costos por operaciones bancarias y cambiarias redundantes
Uno de los beneficios que ofrece un software de gestión de tesorería a la empresa, es la consolidación de los sistemas de pago y las relaciones bancarias, lo que posibilita minimizar los costos por tarifas trans-bancarias y cambiarias.
Para ello, los TMS incorporan herramientas de compensación multilateral e integraciones flexibles de las cuentas bancarias.
5.- Monitorear la actividad financiera
La posibilidad de hacer transparentes las actividades que se realizan a través del software de gestión de tesorería es un beneficio muy importante, el departamento de tesorería y la gerencia pueden monitorear todos los procesos financieros que se desarrollan, detectando de forma oportuna cualquier alteración de datos o rastro de pago.
La empresa puede implementar el principio de “4 ojos” o de “6 ojos” para la aprobación de pagos o de otros procesos financieros, lo que permite tener un mayor control y un alto nivel de seguridad.
6.- Mayor flexibilidad
Con un software de gestión de tesorería, la empresa puede tener comunicación directa con diversos bancos y cuentas, lo que les permite aprovechar las opciones de conectividad más actuales. Incluso, es posible contar con interfaces separadas para cada banco o institución financiera, para tener un mayor control de la actividad financiera.
7.- Cumplir con las normas y minimizar riesgos
Un TMS le da a la empresa la posibilidad de cumplir con todas las regulaciones financieras establecidas a nivel nacional e internacional. Además, cuenta con funcionalidades para minimizar los riesgos.
Igualmente, puede asegurarse de cumplir con todos los estándares de mensajería financiera a nivel regional y global, para garantizar transacciones mucho más seguras.